Datenschutzerklärung
Mit den folgenden Hinweisen zum Datenschutz informieren wir Sie darüber, wie wir Beschäftigtendaten verarbeiten, wer für die Datenverarbeitung verantwortlich ist, welche Rechte Ihnen zustehen und an wen Sie sich bei Fragen wenden können.
Diese Datenschutzinformationen erteilen wir Ihnen auf der Grundlage der Art. 13 und 14 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).
Verantwortlicher im Sinne der DSGVO
exsos GmbH Gustav-Weißkopf-Straße 5, 99092 Erfurt Vertreten durch: Geschäftsführer Thoralf Bäring Telefon: +49 (0) 0361 64411310 E-Mail:info@exsos.com
(nachfolgend Verantwortlicher genannt)
Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter den folgenden Kontaktdaten: dsb@landgraf-datenschutz.de
Bei allen Fragen und Anregungen zum Datenschutz können Sie sich direkt an unseren Datenschutzbeauftragten wenden.
Wie erfassen wir Ihre Daten?
Ihre Daten werden zum einen dadurch erhoben, dass Sie uns diese mitteilen. Hierbei kann es sich z. B. um Daten handeln, die Sie in ein Kontaktformular eingeben.
Andere Daten werden automatisch oder nach Ihrer Einwilligung beim Besuch der Website durch unsere IT- Systeme erfasst. Das sind vor allem technische Daten (z. B. Internetbrowser, Betriebssystem oder Uhrzeit des Seitenaufrufs). Die Erfassung dieser Daten erfolgt automatisch, sobald Sie diese Website betreten.
Wofür nutzen wir Ihre Daten?
Ein Teil der Daten wird erhoben, um eine fehlerfreie Bereitstellung der Website zu gewährleisten. Andere Daten können zur Analyse Ihres Nutzerverhaltens verwendet werden. Sofern über die Website Verträge geschlossen oder angebahnt werden können, werden die übermittelten Daten auch für Vertragsangebote, Bestellungen oder sonstige Auftragsanfragen verarbeitet.
Welche Rechte haben Sie bezüglich Ihrer Daten?
Sie haben jederzeit das Recht, unentgeltlich Auskunft über Herkunft, Empfänger und Zweck Ihrer gespeicherten personenbezogenen Daten zu erhalten. Sie haben außerdem ein Recht, die Berichtigung oder Löschung dieser Daten zu verlangen. Wenn Sie eine Einwilligung zur Datenverarbeitung erteilt haben, können Sie diese Einwilligung jederzeit für die Zukunft widerrufen. Außerdem haben Sie das Recht, unter bestimmten Umständen die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen. Des Weiteren steht Ihnen ein Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde zu.
Hierzu sowie zu weiteren Fragen zum Thema Datenschutz können Sie sich jederzeit an uns wenden.
Hosting
Wir setzen folgende(n) Hoster ein:
Recruitee GmbH Grafenberger Allee 277-287, Eingang C, 40237 Düsseldorf, Germany
Verarbeitung im Rahmen der Vertragserfüllung im Beschäftigungsverhältnis
Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten erfolgt zum Zweck der Begründung, Durchführung oder Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses, dazu gehört die Verarbeitung von Daten zu folgenden Zwecken:
• Personal-Recruiting • Personaldatenführung • Zeiterfassung • Entgeltabrechnung* • Reisekostenabrechnung • Personaleinsatz- und Terminplanung • Personalentwicklung/ Weiterbildungsplanung • Personalplanung/ Personalcontrolling • Durchführung der Betriebsorganisation/ interne Kommunikation • Kommunikation mit Externen, z.B. Kunden, Interessenten etc. • Erstellung von An- und Abwesenheitsübersichten zur Dienstplanung und Einsicht durch Beschäftigte • zulässige Verhaltens- und Leistungskontrolle • Zugangs- und Zutrittskontrolle • Arbeitsschutz- und Arbeitssicherheitskontrollen, z.B. Eignungs-/ Vorsorgeuntersuchungen, Prüfungen an ESD-Messstationen • Überwachung von Alleinarbeit für einzelne Beschäftigtengruppen • Betreuung und Verwaltung von Dienstwagen • Betreuung und Verwaltung von Versicherungsverträgen zur betrieblichen Altersversorgung oder vermögenswirksame Leistungen
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, Art. 88 DSGVO, i.V.m. § 26 Abs. 1 Satz 1 BDSG.
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten zur Erstellung laufender Lohn- und Gehaltsabrechnungen. Dies umfasst sozialversicherungsrechtliche Meldungen und laufende Beitragsmeldungen für die Einzugsstellen, die Erstellung sozialversicherungsrechtlicher Jahresmeldungen, die Erstellung laufender Lohnsteuervoranmeldungen, die Erstellung lohnsteuerlicher Jahresbescheinigungen, die Prüfung/ Berechnung von Lohnfortzahlungsansprüchen, die Berechnung und Meldung der Beiträge zur gesetzlichen Unfallversicherung sowie die Dokumentation dieser und ähnlicher sozialversicherungsrechtlicher, steuerrechtlicher oder abgabenrechtlicher Vorgänge im Zusammenhang mit dem Beschäftigungsverhältnis.
Soweit besondere Kategorien personenbezogener Daten gemäß Art. 9 Abs. 1 DSGVO verarbeitet werden, dient dies im Rahmen des Beschäftigungsverhältnisses der Ausübung von Rechten oder der Erfüllung von rechtlichen Pflichten aus dem Arbeitsrecht, dem Recht der sozialen Sicherheit und dem Sozialschutz. Dies umfasst z.B. die Erfassung der Schwerbehinderung zur Ermittlung von Zusatzurlaubsansprüchen und zur Ermittlung der Schwerbehindertenabgabe. Weiterhin findet ein Austausch von Gesundheitsdaten mit den Krankenkassen zur Ermittlung von Ansprüchen in Bezug auf Lohnfortzahlungsansprüche statt. Im Rahmen der elektronischen Arbeitsunfähigkeits- bescheinigung (eAU) werden durch unser Unternehmen automatisiert und verschlüsselt die Daten abgerufen, die Sie uns bisher in Form der ausgedruckten Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen übermittelt hatten.
Rechtsgrundlage ist Art. 9 Abs. 2 lit. b DSGVO i.V.m. § 26 Abs. 3 BDSG. Zudem kann die Verarbeitung von Gesundheitsdaten für die Beurteilung Ihrer Arbeitsfähigkeit gem. Art. 9 Abs. 2 lit. h DSGVO i.V.m. § 22 Abs.1 b BDSG erforderlich sein.
Verarbeitung im Rahmen einer Interessenabwägung
Soweit erforderlich, verarbeiten wir Ihre Daten darüber hinaus zur Wahrung der berechtigten Interessen unseres Unternehmens.
Es erfolgt eine Protokollierung der Benutzeraktivitäten der IT-Systeme zur:
• Gewährleistung der Systemsicherheit und Verbesserung der IT-Systeme • Analyse und Korrektur von technischen Fehlern und Störungen • Verhinderung und Aufklärung von Angriffen • Überprüfung der regelkonformen Nutzung der bereitgestellten IT-Systeme (Missbrauchskontrolle) • Vermeidung und Aufklärung von sowie Ermittlungen beim Verdacht auf Straftaten • Abwehr von Haftungsansprüchen.
Darüber hinaus kann eine Datenverarbeitung zu den folgenden Zwecken stattfinden:
• Geltendmachung rechtlicher Ansprüche und Verteidigung bei rechtlichen Streitigkeiten • Aufklärung von Vorfällen (z.B. zur Informationssicherheit, Datenschutz, Compliance, Arbeitsschutz) • Durchführung und Dokumentation betrieblich, technisch oder wirtschaftlich notwendiger Prüfungen (z.B. Auditierungen, Controlling) • Maßnahmen zur Gebäude- und Anlagensicherheit (z.B. Zutrittskontrollen) • Dokumentation von Veranstaltungen (z.B. in Form von Fotos am Tag der offenen Tür oder bei Betriebsfeiern) • Sicherheitsüberprüfungen und regelmäßige Hintergrundüberprüfungen • Durchführung von internen Umfragen zu persönlichen Präferenzen; soweit möglich werden die Umfragen anonym durchgeführt • Bereitstellung und Pflege eines Ideenmanagementsystems zur Weiterentwicklung des Unternehmens, der internen Prozesse, der Services • Erfassung von Notfallkontaktdaten, damit im Falle eines Notfalls bspw. Angehörige informiert werden können • Weitergabe von dienstlichen Kontaktdaten an Versanddienstleister für Materialbestellungen/- auslieferungen
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unsere berechtigten Interessen ergeben sich aus den o.g. Zwecken.
Verarbeitung zur Aufdeckung von Straftaten
Zur Aufdeckung von Straftaten dürfen Ihre personenbezogenen Daten nur dann verarbeitet werden, wenn zu dokumentierende tatsächliche Anhaltspunkte den Verdacht begründen, dass Sie im Beschäf- tigungsverhältnis eine Straftat begangen haben, die Verarbeitung zur Aufdeckung erforderlich ist und Ihr schutzwürdiges Interesse an dem Ausschluss der Verarbeitung nicht überwiegt, insbesondere Art und Ausmaß im Hinblick auf den Anlass nicht unverhältnismäßig sind (vgl. § 26 Abs. 1 Satz 2 BDSG).
Verarbeitung zur Erfüllung gesetzlicher Vorgaben
Wir verarbeiten Ihre Daten, um unsere rechtlichen Pflichten als Arbeitgeber erfüllen zu können. Dies umfasst z.B.:
• Korrespondenz mit Krankenkassen, privaten Krankenversicherungen, Rentenversicherungsträgern, Arbeitsagenturen, Finanzämtern, Integrationsämtern, Berufshaftpflichtversicherungen und anderen Stellen und Behörden, die Aufgaben im Zusammenhang mit dem Beschäftigungsverhältnis wahrnehmen • Durchführung und Dokumentation rechtlich notwendiger Prüfungen (z.B. Wirtschaftsprüfer) • Anwesenheitsdokumentationen im Falle betrieblicher Erfordernisse zur Ermittlung geldwerten Vorteils (z.B. Betriebsversammlungen) • Durchführung des betrieblichen Eingliederungsmanagements • Arbeitszeiterfassung zur Gewährleistung von Höchstarbeits- und Ruhezeiten • Sicherheitsüberprüfungen einzelner Beschäftigtengruppen • Meldungen von Verstößen im Rahmen der EU-Whistleblower-Richtlinie/ des Hinweisgeberschutzgesetzes (Whistleblowing)
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit der jeweiligen Rechtsnorm, aus der sich die rechtliche Verpflichtung ergibt.
Verarbeitung aufgrund Ihrer Einwilligung
Soweit Sie uns eine Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten für bestimmte Zwecke erteilt haben, ist die Rechtmäßigkeit dieser Verarbeitung auf Basis Ihrer freiwilligen Einwilligung gegeben. Die Verweigerung einer Einwilligung führt für Sie nicht zu Nachteilen.
Standardmäßig bitten wir Sie im Rahmen Ihrer Einstellung darum, bestimmte personenbezogene Daten für folgende Zwecke nutzen zu dürfen:
• Gratulation zum Geburtstag oder zu einem Firmenjubiläum • Nutzung von Adressdaten für Einladungen (z.B. Betriebsfeiern) • Nutzung von Adressdaten für Aufmerksamkeiten/ Geschenke (z.B. Aktion Mensch – Mitarbeitergeschenk, Nikolaustüte) • Nutzung von Fotoaufnahmen für die interne Kommunikation (z.B. Firmentelefonbuch, Organigramme, Abteilungsübersichten) • Nutzung von Fotoaufnahmen im Zusammenhang mit Ihrem Namen zur Darstellung von Ansprechpartnern auf der Webseite unseres Unternehmens • Nutzung von Fotoaufnahmen im Zusammenhang mit Ihrem Namen zu Marketingzwecken (z.B. in Werbematerialien oder im Rahmen von Social-Media-Aktivitäten)
Rechtsgrundlage ist Art 88 DSGVO i.V.m. § 26 Abs. 2 BDSG (Einwilligung).
Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit widerrufen. Bitte beachten Sie, dass der Widerruf erst für die Zukunft wirkt. Verarbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgt sind, sind davon nicht betroffen.
Empfänger von personenbezogenen Daten
Interne Empfänger
Ihre personenbezogenen Daten werden innerhalb unseres Unternehmens regelmäßig prozessbezogen ausschließlich an die Bereiche und Abteilungen weitergegeben, die diese Daten zur Erfüllung ihrer dienstlichen Aufgaben benötigen. Dies sind folgende Bereiche und Abteilungen:
• Geschäftsführung • Personalabteilung • Buchhaltung/ Controlling • IT-Abteilung • Marketing/ Vertrieb • Fuhrparkmanagement • Betriebsrat • Ombudsperson/ Compliance-Beauftragte/r
Externe Empfänger
Wir können Ihre personenbezogenen Daten an weitere Empfänger übermitteln, soweit dies zur Erfüllung unserer Pflichten aus oder im Zusammenhang mit dem Beschäftigungsverhältnis oder gesetzlichen Pflichten als Arbeitgeber erforderlich ist, wie z.B.:
• Unternehmen der Unternehmensgruppe (Datenübermittlung im Rahmen von Auditierungen, Controlling, Projektarbeit, Personalführung, Entgeltabrechnung) • Auftraggeber, Kunden, Interessenten und Lieferanten • Dienstleister, die für uns eine Dienstleistung erbringen (z.B. Lohn- und Gehaltsabrechnung, • Fuhrparkmanagement, Reisekostenmanagement, Gesundheitsmanagement) • Behörden (z. B. Rentenversicherungsträger, berufsständische Versorgungseinrichtungen, Sozialversicherungsträger, Finanzbehörden, Gerichte) • Gläubiger im Rahmen von Lohnpfändungen (z.B. Bezirksamt, Studentenwerk, Rechtsanwälte, Amtsgerichte) • Bank des Beschäftigten (SEPA-Zahlungsträger) • Krankenkassen und Betriebsärzte • Versicherungsunternehmen zur Abwicklung der betrieblichen Altersversorgung • Stellen zur Abwicklung der vermögenswirksamen Leistungen
Stellen, von denen wir Daten erheben
Im Zusammenhang mit der Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses kann es erforderlich sein, dass unser Unternehmen personenbezogene Daten von Beschäftigten von externen Stellen abrufen muss.
Ein externer Abruf von personenbezogenen Daten zum Zweck der Prüfung/ Berechnung von Lohnfortzahlungsansprüchen findet automatisiert und verschlüsselt über Schnittstellen zu den gesetzlichen Krankenkassen statt („eAU“). Rechtsgrundlage für eAU ist Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit Bürokratieentlastungsgesetz III. Es findet keine Datenverarbeitung durch weitere Empfänger/ keine Übermittlung von Daten an Drittländer statt.
Dauer der Datenspeicherung
Soweit erforderlich, speichern und verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten für die gesamte Dauer Ihres Beschäftigungsverhältnisses.
Darüber hinaus unterliegen wir verschiedenen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten, die sich unter anderem aus dem Handelsgesetzbuch (HGB) und der Abgabenordnung (AO) ergeben.
Die Speicherdauer richtet sich auch nach den gesetzlichen Verjährungsfristen, die zum Beispiel nach den §§ 195 ff. des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) bis zu dreißig Jahre betragen können, wobei die regelmäßige Verjährungsfrist drei Jahre beträgt.
Sobald die Speicherung der Daten nicht mehr zur Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist oder der Zweck, zu dem die Daten erhoben wurden, erfüllt ist oder wenn die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen abgelaufen sind, werden wir Ihre Daten unverzüglich löschen.
Übermittlung von Daten in ein Drittland oder an eine internationale Organisation
Ihre personenbezogenen Daten können teilweise, z.B. im Rahmen der Beauftragung externer Dienstleister, an ein Drittland übermittelt werden. Als externe Dienstleister, die möglicherweise Daten an ein Drittland übermitteln, setzen wir unter anderem folgende Dienstleister ein:
• Microsoft 365, Datenschutzinformationen: https://privacy.microsoft.com/de- de/privacystatement • Microsoft Teams, Datenschutzinformationen: https://privacy.microsoft.com/de- de/privacystatement
Wenn wir Daten an Dienstleister in Drittländern, d.h. Länder außerhalb der Europäischen Union/ des EWR, übermitteln, dann findet die Übermittlung ausschließlich unter Einhaltung der gesetzlich geregelten Zulässigkeitsvoraussetzungen statt.
Ihre Rechte als betroffene Person
Als betroffene Person stehen Ihnen verschiedene Rechte hinsichtlich der Sie betreffenden personenbezogenen Daten zu.
Gegenüber uns als Verantwortlicher im Sinne des Datenschutzrechts stehen Ihnen folgende Rechte zu.
• Widerruf der Einwilligung • Auskunft (Art. 15 DSGVO); • Berichtigung (Art. 16 DSGVO); • Löschung (Art. 17 DSGVO); • Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO); • Übertragbarkeit der Daten (Art. 20 DSGVO); • Recht auf Widerspruch (Art. 21 DSGVO)
Zur Geltendmachung Ihrer Rechte genügt eine Mitteilung an uns.
2. Sie haben außerdem das Recht zur Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO). Zur Geltendmachung genügt eine Mitteilung an die jeweilige Aufsichtsbehörde.
Datenerfassung auf dieser Website
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